Política de Privacidad

Polo HQ LTD opera la plataforma Polo HQ como un servicio de software utilizado por organizaciones de polo para gestionar actividades operativas.

Las organizaciones que usan la plataforma actúan como Responsables del Tratamiento, ya que determinan qué datos personales se suben al sistema y cómo se utilizan.

Polo HQ LTD actúa principalmente como Encargado del Tratamiento que proporciona la infraestructura técnica utilizada para almacenar y gestionar esos datos.

Esto significa que las organizaciones son responsables de asegurarse de que tienen la autoridad legal para subir y gestionar datos personales relativos a sus miembros, personal, contratistas u otras personas.

Polo HQ LTD trata dichos datos únicamente para proporcionar y mantener la funcionalidad de la plataforma.

Podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de información personal.

Información de la Cuenta

Cuando los usuarios crean una cuenta en la plataforma, recopilamos información que incluye nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, credenciales de inicio de sesión y otra información necesaria para crear y gestionar una cuenta de usuario.

Información del Perfil

Los usuarios u organizaciones pueden almacenar información adicional del perfil, incluyendo números de teléfono, fechas de nacimiento, información de disponibilidad, funciones dentro de una organización y otros datos operativos.

Datos de la Organización

Las organizaciones pueden almacenar información sobre jugadores, personal, caballos, eventos, datos de programación o registros operativos necesarios para gestionar las actividades de polo.

Información Financiera y de Facturación

Cuando las organizaciones se suscriben a servicios de pago, la información de facturación puede tratarse a través de proveedores de pago externos. Los datos de las tarjetas de pago se procesan y almacenan por Stripe. Polo HQ LTD no almacena los números completos de las tarjetas de pago.

Documentos y Archivos

Las organizaciones pueden subir documentos a la plataforma con fines administrativos. Estos pueden incluir contratos, documentos de identificación, documentos de visado, registros de gastos u otros archivos operativos.

Polo HQ LTD no determina el tipo de documentos que suben las organizaciones.

Las organizaciones son responsables de asegurarse de que tienen la autoridad legal para subir y gestionar cualquier documento o información personal almacenada dentro de la plataforma.

Información del Sistema y Técnica

Recopilamos automáticamente la información técnica necesaria para operar la plataforma, incluyendo el tipo de dispositivo, la información del navegador, la dirección IP, las marcas de tiempo de inicio de sesión y la actividad de uso dentro de la plataforma.

Esta información nos ayuda a mantener la seguridad y el rendimiento de la plataforma.

La plataforma permite a las organizaciones subir documentos e información que pueden contener datos personales o sensibles.

Esto puede incluir documentos de identificación, registros de visado, acuerdos contractuales u otros materiales sensibles.

Polo HQ LTD no solicita ni requiere categorías específicas de datos personales sensibles.

Sin embargo, dado que las organizaciones controlan la información que suben, dichos datos pueden almacenarse dentro de la plataforma.

Las organizaciones son responsables de asegurarse de que cualquier dato personal sensible subido a la plataforma cumple con las leyes de protección de datos aplicables.

Los usuarios no deben subir documentos a menos que tengan la autoridad legal para gestionar y compartir dicha información.

La plataforma puede ser utilizada por miembros de organizaciones de polo que tengan entre 13 y 17 años.

Las personas menores de 13 años no pueden crear cuentas en la plataforma.

Los usuarios de entre 13 y 17 años solo pueden acceder o usar la plataforma con la autorización de su padre, madre, tutor o de la organización responsable de su participación.

Las organizaciones son responsables de asegurarse de que cuentan con la autorización adecuada antes de subir datos personales relativos a menores.

Polo HQ LTD trata los datos personales para los siguientes fines:

• Para crear y gestionar cuentas de usuario
• Para proporcionar acceso a la plataforma Polo HQ y a su funcionalidad
• Para permitir que las organizaciones gestionen la programación, los registros operativos y los flujos de trabajo
• Para almacenar y gestionar los documentos subidos por las organizaciones
• Para procesar las suscripciones y la facturación a través de proveedores de pago externos
• Para mantener la seguridad del sistema y prevenir el acceso no autorizado
• Para mejorar el rendimiento y la fiabilidad de la plataforma
• Para cumplir con las obligaciones legales

Conforme al RGPD del Reino Unido, los datos personales se tratan sobre las siguientes bases legales.

Necesidad contractual

El tratamiento es necesario para proporcionar la plataforma y los servicios relacionados a los usuarios y las organizaciones.

Intereses legítimos

El tratamiento puede producirse para garantizar la seguridad de la plataforma, mantener la funcionalidad del sistema y mejorar la fiabilidad del servicio.

Obligaciones legales

El tratamiento puede producirse cuando sea necesario para cumplir con requisitos legales o regulatorios.

Consentimiento

Ciertas actividades de tratamiento pueden producirse cuando los usuarios o las organizaciones hayan dado su consentimiento.

La plataforma Polo HQ se aloja utilizando infraestructura en la nube proporcionada por proveedores de servicios externos.

Los datos personales pueden tratarse o almacenarse utilizando los siguientes proveedores de infraestructura:

• Supabase: alojamiento de bases de datos y almacenamiento de datos de la aplicación (infraestructura de AWS en los Estados Unidos)
• Vercel: infraestructura de alojamiento y entrega de aplicaciones
• Resend: entrega de correo electrónico transaccional
• Stripe: procesamiento de pagos y facturación de suscripciones

Estos proveedores de servicios actúan como subencargados que tratan los datos personales únicamente con el fin de proporcionar servicios de infraestructura.

Dado que ciertos proveedores de infraestructura operan fuera del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo, los datos personales pueden transferirse y almacenarse en jurisdicciones que incluyen los Estados Unidos.

Cuando se produzcan dichas transferencias, Polo HQ LTD adopta las medidas adecuadas para garantizar que los datos personales estén protegidos de acuerdo con los requisitos del RGPD del Reino Unido.

Estas medidas pueden incluir salvaguardas contractuales y protecciones de seguridad estándar del sector implementadas por los proveedores de infraestructura.

Los datos personales se conservan únicamente durante el tiempo necesario para proporcionar los servicios de la plataforma y cumplir los fines descritos en esta política.

Los datos de la cuenta de usuario se conservan generalmente mientras la cuenta permanezca activa.

Si se elimina una cuenta o una organización deja de usar la plataforma, los datos pueden conservarse durante un periodo limitado cuando sea necesario por motivos de seguridad, legales u operativos.

Las organizaciones siguen siendo responsables de gestionar los datos que suben y pueden solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda.

Polo HQ LTD implementa medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido o la alteración.

Estas medidas incluyen entornos de infraestructura seguros, controles de acceso, mecanismos de autenticación y transmisión de datos cifrada.

Si bien adoptamos medidas razonables para proteger los datos, ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta.

Los usuarios y las organizaciones también deben asumir la responsabilidad de proteger las credenciales de su cuenta y de gestionar adecuadamente el acceso a la información sensible.

Las personas cuyos datos personales se tratan a través de la plataforma pueden tener ciertos derechos conforme al RGPD del Reino Unido.

Estos derechos pueden incluir:

• El derecho a acceder a los datos personales que se tienen sobre ellas
• El derecho a solicitar la corrección de datos inexactos
• El derecho a solicitar la eliminación de datos personales
• El derecho a restringir el tratamiento
• El derecho a oponerse al tratamiento
• El derecho a solicitar la portabilidad de los datos personales

Las solicitudes relativas a datos personales deben dirigirse generalmente a la organización responsable de subir o gestionar dichos datos.

Si considera que sus datos se están tratando de forma indebida, puede ponerse en contacto con Polo HQ LTD utilizando la información de contacto que se proporciona a continuación.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO).

La plataforma puede depender de proveedores externos para infraestructura, comunicaciones o procesamiento de pagos.

Estos proveedores operan conforme a sus propias políticas de privacidad y prácticas de seguridad.

Polo HQ LTD no controla cómo los servicios de terceros tratan los datos personales más allá de los servicios que prestan para dar soporte a la plataforma.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestros servicios, obligaciones legales o prácticas operativas.

Si se producen cambios materiales, podemos notificar a los usuarios a través de la plataforma o por correo electrónico.

El uso continuado de la plataforma tras dichas actualizaciones indica la aceptación de la política actualizada.

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o desea ejercer sus derechos de protección de datos, puede ponerse en contacto con:

Polo HQ LTD, 43 Diamond Ridge, Camberley, Surrey, GU15 4LB, Reino Unido

Correo electrónico: info@polohq.com

También tiene derecho a ponerse en contacto con la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido si considera que sus datos personales se han tratado de una manera que no cumple con las leyes de protección de datos aplicables.