Vigente desde el 5 de marzo de 2026 · Última actualización: 5 de marzo de 2026
Anexo de Tratamiento de Datos
Cómo Polo HQ trata los datos personales en nombre de las organizaciones.
Este Anexo de Tratamiento de Datos forma parte de los Términos del Servicio que rigen el uso de la plataforma Polo HQ operada por Polo HQ LTD. Define las responsabilidades de Polo HQ LTD y de las organizaciones que usan la plataforma en relación con el tratamiento de datos personales.
Este Anexo se aplica cuando las organizaciones suben, almacenan, gestionan o tratan de otro modo datos personales a través de la plataforma Polo HQ.
1. Partes
Este Anexo de Tratamiento de Datos se celebra entre:
Polo HQ LTD, una sociedad constituida en Inglaterra y Gales con número de sociedad 17059471 y domicilio social en 43 Diamond Ridge, Camberley, Surrey, GU15 4LB, Reino Unido (“Encargado del Tratamiento”).
y
La organización o entidad que usa la plataforma Polo HQ para gestionar sus actividades operativas (“Responsable del Tratamiento”).
2. Alcance del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento usa la plataforma Polo HQ para gestionar actividades operativas relativas a organizaciones de polo, incluyendo la gestión de jugadores, la programación, el almacenamiento de documentos, los registros administrativos y la información financiera u operativa.
Al hacerlo, el Responsable del Tratamiento puede subir o almacenar datos personales relativos a jugadores, personal, contratistas, miembros u otras personas asociadas con la organización.
El Encargado del Tratamiento proporciona la infraestructura técnica necesaria para alojar, almacenar y tratar esta información dentro de la plataforma.
3. Funciones de las Partes
El Responsable del Tratamiento determina los fines y los medios del tratamiento de los datos personales subidos a la plataforma.
El Encargado del Tratamiento trata los datos personales únicamente con el fin de proporcionar y mantener los servicios de la plataforma descritos en los Términos del Servicio.
El Encargado del Tratamiento no determina cómo las organizaciones usan los datos personales que suben y no accede, analiza ni usa dichos datos de forma independiente, salvo cuando sea necesario para operar, mantener o proteger la plataforma.
4. Categorías de Interesados
Los interesados cuyos datos personales pueden tratarse a través de la plataforma incluyen:
- jugadores
- miembros del equipo
- personal de la organización
- contratistas
- administradores
- participantes asociados con organizaciones de polo
Los datos relativos a menores de entre 13 y 17 años también pueden tratarse cuando las organizaciones suban dicha información como parte de su gestión operativa.
5. Categorías de Datos Personales
Los datos personales tratados a través de la plataforma pueden incluir:
- nombres
- información de contacto, como direcciones de correo electrónico y números de teléfono
- fechas de nacimiento
- funciones organizativas o información de participación
- información de disponibilidad o programación
- documentos subidos por las organizaciones
Las organizaciones también pueden subir documentos que contengan información personal o sensible, incluyendo registros de identificación, contratos, documentos de visado u otros materiales operativos.
El Encargado del Tratamiento no controla el tipo de documentos que suben las organizaciones.
6. Base Legal para el Tratamiento
El Responsable del Tratamiento es responsable de asegurarse de que cualquier dato personal subido a la plataforma se trate de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.
Esto incluye asegurarse de que el Responsable del Tratamiento tenga una base legal para tratar dichos datos y que se hayan obtenido los avisos o consentimientos adecuados cuando sea necesario.
El Encargado del Tratamiento trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable del Tratamiento, según se refleja en el uso de la plataforma y en los Términos del Servicio.
7. Medidas de Seguridad
Polo HQ LTD implementa medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales tratados dentro de la plataforma.
Estas medidas incluyen entornos de infraestructura seguros, controles de autenticación, protocolos de comunicación cifrada y acceso restringido al sistema.
El Encargado del Tratamiento mantiene y supervisa regularmente la seguridad de la infraestructura con el fin de proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos personales almacenados dentro de la plataforma.
8. Subencargados
El Encargado del Tratamiento depende de ciertos proveedores de servicios externos para ofrecer la infraestructura necesaria para operar la plataforma.
Estos proveedores actúan como subencargados y pueden tratar datos personales únicamente con el fin de proporcionar sus servicios de infraestructura.
Los subencargados actuales incluyen:
Supabase
Infraestructura de bases de datos y almacenamiento de datos alojados en Amazon Web Services.
Vercel
Infraestructura de alojamiento e implementación de aplicaciones.
Resend
Servicios de entrega de correo electrónico transaccional.
Stripe
Servicios de procesamiento de pagos y facturación de suscripciones.
Estos subencargados operan conforme a obligaciones contractuales diseñadas para garantizar la protección de los datos personales.
El Encargado del Tratamiento puede actualizar o sustituir a los subencargados cuando sea necesario para mantener o mejorar la infraestructura de la plataforma.
9. Transferencias Internacionales de Datos
Algunos subencargados utilizados por el Encargado del Tratamiento operan infraestructura ubicada fuera del Reino Unido.
Como resultado, los datos personales pueden transferirse a jurisdicciones que incluyen los Estados Unidos.
Cuando se produzcan dichas transferencias, se implementan las salvaguardas adecuadas para garantizar que los datos personales estén protegidos de acuerdo con las leyes de protección de datos del Reino Unido.
Estas salvaguardas pueden incluir compromisos contractuales de protección de datos y medidas de seguridad implementadas por los subencargados.
10. Derechos de los Interesados
Las personas cuyos datos personales se almacenan dentro de la plataforma pueden tener ciertos derechos conforme a las leyes de protección de datos aplicables, incluidos los derechos de acceso, corrección, eliminación o restricción del tratamiento.
Dado que las organizaciones actúan como Responsables del Tratamiento, las solicitudes relativas a datos personales deben dirigirse generalmente a la organización responsable de gestionar dichos datos.
El Encargado del Tratamiento prestará asistencia razonable a las organizaciones cuando sea necesario para apoyar el cumplimiento de dichas solicitudes.
11. Notificación de Brechas de Datos
Si el Encargado del Tratamiento tiene conocimiento de una brecha de datos personales que afecte a los datos almacenados dentro de la plataforma, el Encargado del Tratamiento notificará al Responsable del Tratamiento correspondiente sin demora indebida.
El Encargado del Tratamiento proporcionará la información disponible sobre la naturaleza de la brecha y cooperará con el Responsable del Tratamiento cuando sea necesario para abordar el incidente.
12. Conservación y Eliminación de Datos
El Encargado del Tratamiento conserva los datos personales únicamente durante el periodo necesario para proporcionar los servicios de la plataforma.
Cuando una organización pone fin a su uso de la plataforma, el Responsable del Tratamiento puede solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda.
El Encargado del Tratamiento puede conservar cierta información durante periodos limitados cuando sea necesario por motivos de seguridad, cumplimiento legal o continuidad operativa.
13. Confidencialidad
El personal y los contratistas del Encargado del Tratamiento que tengan acceso a datos personales están sujetos a obligaciones de confidencialidad.
El acceso a los datos personales se restringe a las personas que requieren dicho acceso para operar o mantener la plataforma.
14. Responsabilidad
Cada parte sigue siendo responsable de cumplir con sus respectivas obligaciones conforme a las leyes de protección de datos aplicables.
Nada en este Anexo limita ni excluye la responsabilidad cuando dicha limitación sea ilícita conforme a la legislación de protección de datos aplicable.
15. Legislación Aplicable
Este Anexo de Tratamiento de Datos se rige por las leyes de Inglaterra y Gales.
Cualquier disputa relativa a este Anexo estará sujeta a la jurisdicción de los tribunales de Inglaterra y Gales.
16. Relación con los Términos del Servicio
Este Anexo forma parte de los Términos del Servicio que rigen la plataforma Polo HQ y debe leerse junto con ellos.
En caso de conflicto entre este Anexo y los Términos del Servicio en materia de protección de datos, prevalecerá este Anexo.
17. Información de Contacto
Las preguntas relativas a este Anexo de Tratamiento de Datos pueden dirigirse a:
Polo HQ LTD, 43 Diamond Ridge, Camberley, Surrey, GU15 4LB, Reino Unido
Correo electrónico: info@polohq.com